抓基础 促规范 炼内功 提高政府办公系统政务工作水平

一、以规范化建设为重点，提高公文处理工作的水平
在建立社会主义市场经济体制的新形势下，政府系统的公文处理工作如何才能适应不断变化的情况，应该怎样改进和加强，这是各级办公部门面临的一个重要课题，需要结合实际认真研究。总结全区的经验，我认为切实加强规范化建设，是改进和加强公文处理工作的最重要的切入点。对于这几年全区政府系统公文处理规范化建设方面所做的工作和取得的进步，应该给予充分肯定。但是，也应该看到，由于办公部门队伍调整较大，加之一些地区和部门管理松懈，目前政府系统的公文处理工作又出现一些问题，行文程序不规范、公文质量不高、文件过多过滥、运转效率低下等问题比较突出。从政府办公厅掌握的情况看，这方面的问题确需引起重视。比如，有些地区和部门习惯于多头报送文件，把本来属于政府事权的事情，既报政府，又报其它机关；有些地区和部门报送的文件，请示和报告不分，以报告代替请示，请示件中有不少是一文多事；还有些地区和部门把自己职权范围内可以处理的事情也向上级机关请示或报告，造成大量没必要的公文“旅行”，等等。这些是行文方式上存在的问题，公文运转和内容方面的问题也不少。比如，有些文件本不属于特殊或紧急情况，但一些地区和部门也不按规定报送，不进入正常的运转渠道，而是直接报送领导本人或找领导同志“倒签”，打乱了上级机关的公文处理程序，带来一系列的质量和效率问题；有些地区和部门的文件印发前不经办公室或文秘机构统一把关，也不注意送相关部门全签，结果文件下发之后不仅格式不够规范，文字质量不高，有时还出现政策问题，造成文件之间相互打架”；还有些地区和部门承办上级机关转办的文件，几个月都没有回音，有的未经研究就轻率表态，所提意见含糊不清，缺乏政策依据，甚至答非所问。这些现象在一定程度上影响着政府工作的质量和效率，影响着政府行为的严肃性和权威性，影响着政府的形象。
解决政府系统公文处理工作不规范的问题，办公部门肩负着不可推卸的责任。必须明确，各地区、各部门、各单位的公文处理工作只能归口到办公部门管理。现在有些地区和部门的公文处理工作比较混乱的重要原因就是办公部门对公文处理失去“控制”。因此，强调办公部门对公文处理工作实行统一把关非常必要。不仅如此，在办公部门内部，公文的进出、制发以及注结，也应该统一归口到秘书处、秘书科或秘书股，实行一个“漏斗”，不然，肯定会出现“谁都管”、“谁也不管”的局面。我想，坚持和完善这样一种基本的工作制度，是加强规范化建设的基础。
加强公文处理的规范化建设关键是要加强相关制度的建设，用科学的制度来指导、规范公文处理的所有工作。说的严重一点，这里面也有一个要“人治”还是要“法治”的问题。公文处理是一项非常严肃的工作，必须按照严密的制度去运作，如果具体操作“跟着感觉走”，随意性大，那就会破坏秩序。因此，必须加强基础性制度建设，把公文处理各个环节的工作都用制度规定下来，做到程序确定、要求明确、责任具体，减少工作中的随意性和盲目性，减少由于人员调整和情况变化给工作造成的影响，增强文秘人员做好工作的自觉性。需要强调的是，各项公文处理工作制度的制定必须以《国家行政机关公文处理办法》为基本依据，力争一步到位，不搞“变通”或“过渡”，这样有利于各部门、各地区之间以及整个政府系统公文处理工作的统一和衔接。制度定下来后，关键在于落实。要经常督促检查制度的落实情况，通过分析实际工作中好的和差的实例，解决制度落实过程中存在的具体问题；要把制度的学习作为文秘人员业务培训和工作考核的一项重要内容，提高其按规范处理文件的自觉性。当然，象其它工作一样，领导的理解和配合对于保证各项公文处理制度的落实也是至关重要的。为此，各级办公部门要利用各种途径使领导了 解和熟悉公文处理的有关规定制度；各级领导也应该积极支持办公部门的工作，配合办公部门按制度搞好公文处理工作，提高公文处理水平。
二、重视和加强政务值班工作，充分发挥其在处理突发事件和提高政务工作效率方面的作用
尽管政务值班工作开展的时间不长，但工作进展比较顺利。目前自治区政府系统已经初步形成了政务值班工作的网络，大部分盟市、旗县和部分厅局都已设立或指定专门的值班机构，为保证八小时以外、双休日、节假日政务联系的畅通，为妥善处理应急事项和突发事件起到了不可替代的作用，开辟了提高政务工作效率和服务水平的新路。
人们常讲，有“作为”就能有“地位”。随着政务值班工作的逐步加强，各级领导对政务值班工作越来越重视。以自治区政府总值班室为例，近几年来，不仅为保证公休期间政府工作的正常运转起到了重要作用，而且在处理重大森林草原火灾、包头地震以及今年夏季洪涝灾害等一系列重大事件的过程中，发挥了生力军的作用，受到自治区领导的肯定和好评。据了解，一些盟市、旗县和部门政务值班工作的情况也是这样。实践证明，政务值班工作是政府系统办公部门政务工作的重要组成部分，加强和改进这项工作是保证政府系统高效运转和提高服务工作质量的一个重要的努力方向。正因为如此，自治区政府领导对自治区政府总值班室的工作以及加强全区政府系统政务值班的问题一直十分关心，多次做出指示，提出具体的工作要求。无论从哪个角度讲，现在政务值班工作都已不再是可有可无的问题。当然，我们也应当看到，现在改革已进入攻坚阶段，发展进入关键时期，新情况、新问题、新矛盾不断出现，突发性事件和应急性事项不断增多，在这样的形势下，我区政府系统的政务值班工作在很多方面还不够适应，确有加强和改进的必要。各地区、各部门一定增强搞好这项工作的紧迫感，做到认识上入位、领导上定位，工作上到位。结合全区政府系统政务值班工作的实际，当前和今后一个时期，改进和加强政务值班工作应当从以下几个方面努力：
第一，要努力加强政务值班网络建设。政务值班工作的重要职责，就是及时沟通上下左右，保证各种情况下信息的沟通与反馈。要实现这一职能，没有连通全区上下健全的政务值班网络是不可能的。可以说建立健全政务值班工作机构是加强值班工作的当务之急。因此，建立一个办公厅覆盖全区、地区带动部门、部门连接单位的政务值班工作网络是我们下一步努力的目标。目前，仍有部分盟市、旗县和部门没有设置或指定值班工作机构，这对于形成全区政府值班工作上下连动、互相配合的机制，发挥政府系统政务值班工作的整体效能十分不利。为此，各地区、各部门都要立即行动起来，加强政务值班网络建设。已经设置或指定值班机构的，要进一步加强管理、完善职能；没有设置或指定值班机构的，要尽快设置或指定，并使各项工作步入正轨。不管是设定专门机构还是指定其他机构负责政务值班，总的要求是：要保证每日二十四小时政务联系畅通，应急事项和突发事件处理及时。
第二，要努力加强政务值班工作的规范化建设。现在政务值班工作的任务越来越重，如果只凭值班人员个人的主观愿望办事，没有一套完善的规章制度做指导，办理方式就可能各种各样，处理结果也会漏洞百出，遇有应急事项和突发事件，不仅不能帮忙，而且还要添乱。因此，各地区、各部门必须加强政务值班制度建设，从日常运转到突发事件和应急事项的处理，都要有个章法，做到程序清楚、责任明确，避免或减少工作的随意性，使政务值班工作逐步走上规范化、正规化的轨道。
第三，要努力搞好政务值班队伍建设。政务值班工作责任重大，而且很多时候值班工作人员需要独立开展工作，这对值班人员素质提出了很高的要求。现在有些地区和部门将政务值班混同于保卫值班，将值班室混同于传达室，随意把闲杂人员派到值班室，以为能看看门、接接电话就可以了
，这是认识的误区，也是政务值班工作急需加强的地方。如果这个问题不能尽快重视和解决，非误事不可。加强值班队伍建设，首先要保证把基础素质好、责任心强、有一定工作经验的同志充实到值班队伍中来，改善值班队伍的年龄结构、知识结构，确保每个人都能独挡一面。其次要组织值班人员加强学习，不断提高自身的政治和业务素质，提高分析问题和解决问题的能力。
第四，要努力改善值班工作的条件。我们对政务值班工作期望很高，要求值班人员必须做到反应迅速，联络及时，处理准确。如果只凭值班人员个人的积极努力，而没有必要的装备条件“帮忙”，是难以达到这样的要求的。现在，办公设备自动化的进程很快，改善值班工作装备条件既是工作需要，也有实现的可能。就政务值班工作的性质而言，直拨电话、传真机、计算机、复印机以及其他通讯设备恐怕都是必需的，是做好值班工作的基本物质保证。据了解，现在相当一部分盟市、旗县、厅局的总值班室设备非常简陋，开展工作困难重重，这个问题必须千方百计加以解决。值班工作非常辛苦，上下班没有规律，遇有突发事件和紧急事项必须连续工作。因此，各级领导特别是办公部门的领导，要注意从政治上、工作上、生活上关心从事值班工作的同志，多为他们办一些实事，使他们能够解除后顾之忧，一心一意扑在工作上。
三、切实转变文风、会风，努力精简文件和会议
从实际需要出发，精简文件和会议，是转变机关作风、转移政府职能、提高工作效率的一项重要任务。近年来，自治区党委和政府对精简文件和会议的工作非常重视，把它做为干部实绩考核的一项重要内容，自治区党委和政府两办先后几次对这项工作提出明确要求。通过全区上下的共同努力，精简文件和会议的工作取得了一些成效。但是，总的来看，效果不够明显，“文山会海”的问题并未得到很好解决，一些地区和部门仍然热衷于发文件、开会议，习惯于用轰轰烈烈的形式代替深入基层、调查研究、解决实际问题。文件过多、会议过滥，使该发的文件和该开的会议突 出不出来，难以发挥应有的作用；相当一部分领导同志和工作人员因此身陷其中，不能自拔，无法集中精力去解决和处理工作中的突出矛盾。“文山会海”危害甚烈，严重地助长了官僚主义和形式主义，削弱了行政行为的严肃性，使政府的形象和威信受到影响。
作为各级领导的参谋和助手，政府办公部门应该搞好精简文件和会议的工作，搬“文山”，填“会海”，为转变机关作风、提高工作效率做出贡献。现在，精简文件和会议困难很多，阻力较大。造成这种现状的原因是复杂的，有两个因素在其中起着决定性的作用：一是计划经济体制下形成的思维方式和管理模式还没有完全打破，事无巨细都要发文件、开会议，完全靠文件和会议去指导工作，实际工作中该管的管不起来，该放的没有放下去。这类问题需要随着市场经济体制的逐步建立和机构改革的不断推进才能得以解决。二是文风、会风不正以及政府系统各部门缺乏协调导致文件和会议失去控制。解决这个问题对于实现精简文件和会议的目标至关重要，各级办公部门应该负起责任，也能够有所作为。
首先，要切实转变文风和会风，提倡少行文、行短文，少开会、开短会。就文件来说，当前，文风不正主要表现在：一是文件过多，无论大事、小事，无论有无必要都要发文件；二是比较普遍地存在着“长、空、虚”的毛病，有的文件“洋洋洒洒”几千字，但“穿靴戴帽”文字多、口号多、套话多，解决实际问题和可操作性差，办法少、措施少。会风不正的问题也是这样，有些地区和部门开完大会开小会，开完工作会开业务会，很多会议未经充分准备便仓促上马，没有什么明确的目的，也没有可操作性的措施和要求，让基层的同志无所适从。文件和会议的质量不高，推动工作的作用就不强，于是一个文件解决不了问题就再发另一个文件，一个会议效果不明显就再开另一个会议，由此陷入“以文件落实文件，以会议落实会议”的怪圈。
从精简文件和会议的角度来谈转变文风和会风，应该与转变政府职能结合起来。随着市场经济体制的逐步建立，利益主体日益多元化，政策落实的难度也在加大，处理经济和社会事务应更多地依靠经济的、法律的手段去指导工作，而不能简单地完全依靠行政命令，甚至是空洞的号召。从这个意义上讲，政府机关实现文风和会风的转变，首先必须加强调查研究，把功夫更多地下在文件制发和会议召开之前。要按照转变政府职能的总体要求，扎扎实实地深入基层，搞清基础情况，把中央的政策与本地区本系统的实际结合起来，准确提出工作中存在的突出问题，找到解决问题的具体措施和办法，使文件和会议提出的政策用得上，行得通，具备较强的可操作性。其次，要注意反对和克服形式主义。现在文件和会议中的形式主义还有一定的市场。拿文件来说，不少文件都是“形势大好，问题不少，提高认识，加强领导”的八股式套路，读了半天，搞不清需要落实哪些东西，解决什么具体问题，文件发下去以后，效果可想而知。这样的文风必须转变。在文件撰写方面，我们要提倡朴实、精炼、准确、实用的文风。在政策的实用性、可操作性上多下功夫，力戒将无关痛痒的文字写入文件。再说会议，现在有些会议表面上看很热闹，领导讲话、工作报告、经验介绍一大堆，却没有花精力去认真研究和讨论会议所要解决的实际问题。虽然层层都开了会、讲了话，即没有明确谁来干、怎么做，结果形成了一个“操作真空”。我看这样的会议不管开多少，终究不会有什么太好的效果。因此，各级政府办公部门一定要把转变文风和会风的工作重视起来，通过转变文风和会风实现文件和会议的精简。
在工作实践中我们还体会到，加强政府系统各部门之间的配合，形成齐抓共管的合力，对于搞好精简文件和会议工作也是至关重要的。从自治区政府的情况看，有些部门认为，不管什么文件，什么会议，只要是以政府名义下发和召开的就显得重要，就能推动工作的开展，于是就变着法地争取，把很多部门职责范围内能够处理的文件和召开的会议都推到政府。殊不知，大家都这样做的结果，造成政府的文件和会议过多，政府行为的权威性和严肃性受到影响。因此，从自治区政府的角度，我们决心在今后的工作中严格把关，可发可不发的文件坚决不发，可开可不开的会议坚决不批准召开，凡是能以部门名义下发的文件和召开的会议，自治区政府绝不大包大揽。希望各部门一定要顾全大局，密切配合，合理使用自治区人民政府这张“牌”，使它能在关键的时候发挥关键的作用。各盟市、旗县也应努力做好这方面的工作。
此外，加强部门之间的沟通和协调对于精简文件和会议也很重要。有些工作涉及几个部门或一个部门内部的几个单位，如果加强协调，发一个文件或者开一个会议就可以了，但往往因为系统之间和系统内部在发文和开会方面通气不够，而发成几个文件或开成几个会议。这些时候，政府系统办公部门加强计划和组织工作就显得特别必要，我刚才讲办公部门要把公文处理工作统管起来也有这方面的意义。通过加强沟通和协调，能够发一个文件解决的事情就不发两个文件，能够一次会议解决的问题就不召开两次会议。这对于精简文件和会议、提高工作效率大有好处。